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Dragon NaturallySpeaking for Social Services

Speech Recognition Software Helps Caseworks Keep Up with Documentation

Plus de saisie au clavier pour les travailleurs sociaux !

La plupart des travailleurs sociaux n’ont pas d’autre choix que de saisir au clavier leurs notes manuscrites afin de créer des rapports, lorsqu’ils reviennent au bureau ou chez eux, après une longue journée de travail stressante. Cette charge de travail a non seulement une incidence sur la qualité de la documentation et sur sa rapidité d’exécution, mais elle accélère également l’épuisement des travailleurs sociaux. Il existe heureusement une meilleure méthode. Le logiciel de reconnaissance vocale Dragon NaturallySpeaking réduit considérablement le temps nécessaire à la création des rapports et des notes de session. Avec Dragon, les travailleurs sociaux peuvent dicter des documents, ce qui leur permet d’aller trois fois plus vite que s’ils saisissaient les informations au clavier, tout en obtenant une précision pouvant atteindre 99 % dans la plupart des applications Windows. Ils utilisent des commandes très simples pour contrôler le PC et les applications exclusivement par la voix. Ils peuvent même utiliser un enregistreur vocal numérique pour prendre des notes ; Dragon transcrit ensuite automatiquement les fichiers audio lorsqu’ils se connectent à leur PC.  Les organisations peuvent également déployer Dragon en réseau de manière à accélérer le traitement de la documentation sans changer les applications et processus existants ou les systèmes informatiques déployés. Il n’existe pas de méthode plus simple ou plus efficace pour améliorer la productivité des travailleurs sociaux et leur satisfaction et, par conséquent, réduire le turnover.

Gain de temps et d’efficacité pour les travailleurs sociaux

  • Accélère la constitution des rapports en permettant de dicter les documents trois fois plus vite qu'avec le clavier !
  • Permet aux travailleurs itinérants d’augmenter leur productivité : ils peuvent dicter leurs commentaires lorsqu’ils sont en déplacement à l’aide d’un enregistreur vocal numérique. Ces commentaires seront ensuite transcrits par écrit.
  • Améliore la qualité des rapports en permettant de dicr des notes de session détaillées pendant qu’elles sont encore présentes à l’esprit.
  • Évite les microtraumatismes répétés qui surviennent généralement lorsque les tâches à réaliser nécessitent de nombreuses heures de saisie au clavier.
  • Diminue le taux d’épuisement professionnel en réduisant le temps nécessaire à la documentation complète d’un cas.
  • Simplifie les opérations de documentation des cas grâce à l’utilisation de commandes vocales.
  • Réduit les renouvellements d’effectifs coûteux et permet aux travailleurs sociaux de mieux équilibrer le temps qu’ils consacrent à leur vie professionnelle et à leur vie privée.
  • Rend toutes les applications Windows accessibles aux employés ayant un handicap.

 

Détails

Réduit le temps nécessaire au traitement des documentations
Permet aux travailleurs sociaux de
convertir des données vocales en données texte avec une précision pouvant atteindre 99 % dans presque toutes les applications Windows.
Dragon permet aux travailleurs sociaux de créer des documents trois fois
plus vite que la vitesse de saisie standard. 

Amélioration de la qualité des rapports L’étape frustrante de saisie au clavier est supprimée et les rapports peuvent être élaborés à l’aide de la voix : les travailleurs sociaux ont tendance à détailler les informations qu’ils fournissent. Ils peuvent également dicter des notes lorsqu’ils ont encore à l’esprit toutes les données du cas : les documentations sont plus complètes et plus détaillées.
Envoi et gestion des courriers électroniques
Comme la plupart des experts, les travailleurs sociaux reçoivent de grandes quantités de courriers électroniques tous les jours. Dragon leur permet de composer, d’envoyer et de gérer des courriers électroniques exclusivement par la voix : leur productivité est nettement améliorée, ce qui leur permet de traiter un plus grand nombre de cas.

Amélioration de la productivité en déplacement
Permet aux travailleurs sociaux de gagner en productivité lorsqu’ils sont en déplacement : ils peuvent dicter leurs notes sur le terrain à l’aide d’un enregistreur numérique portable ; Dragon transcrit ensuite automatiquement les fichiers audio lorsqu’ils connectent l’enregistreur à leur PC.

Réduction de la fatigue des travailleurs sociaux
Permet aux travailleurs sociaux de mieux équilibrer le temps qu’ils consacrent à leur travail de documentation et le temps qu’ils réservent à leur vie personnelle en bénéficiant d'outils qui leur permettent de réduire le temps de saisie. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps à venir en aide aux personnes en difficulté. En réduisant les tâches administratives fastidieuses et la fatigue, Dragon améliore la satisfaction des travailleurs sociaux.

Utilisation en réseau
Les entreprises organisées sur plusieurs sites peuvent gérer de manière centralisée plusieurs installations, ainsi que des profils de voix et des vocabulaires personnalisés. Les options de sécurité et de configuration permettent aux administrateurs de contrôler l’utilisation de Dragon dans toute l’entreprise.

Témoignages

Jim Coursin :
Jim est travailleur social auprès des services de protection du comté de Clinton, dans l’État de New York. Spécialisé dans les cas concernant les enfants, il parcourt le comté et mène des centaines d’entretiens par an. Les notes manuscrites qu’il prend lors de ces entretiens doivent être saisies dans le système de gestion des cas sous Windows de l’entreprise. Jim tape à une vitesse de 60 mots par minute, mais malgré ce bon rythme, la saisie de toutes ces notes prenait beaucoup de temps. Il dicte maintenant ses notes à l’aide d’un enregistreur numérique et Dragon transcrit automatiquement le texte. Grâce à Dragon, Jim non seulement gagne environ une heure de travail par jour, mais les notes qu’il fournit pour chaque entretien sont également plus détaillées et plus complètes. 

Rosemary Johnson :
Rosemary Johnson est enquêtrice pour la protection des adultes auprès du service de l’enfance et de la famille de Floride. Elle est chargée de gérer des cas dans trois comtés. Elle passe ses journées dans sa voiture et parcourt de longues distances pour aller rendre visite à des personnes en difficulté. Il lui arrive très souvent de ne pas rentrer à son bureau pendant deux ou trois jours. Dragon lui permet de gérer ses travaux d’écriture lorsqu’elle est en déplacement : elle peut dicter ses notes à l’aide d’un enregistreur numérique ou d’un casque branché sur un ordinateur portable. De retour au bureau, il lui suffit de télécharger les fichiers enregistrés sur son ordinateur pour qu’ils soient transcrits automatiquement.

Barbara Mason :
« Je travaillais depuis trois ans sur des dossiers d’autorisation de familles d’accueil lorsque j’ai découvert le logiciel Dragon. Malheureusement, je n’ai jamais pris de cours de dactylographie, si bien que je devais soit dicter un rapport complet, soit le taper : une tâche très longue et fastidieuse pour moi. Un rapport normal d’autorisation comporte généralement entre 15 et 30 pages. Je m’entretenais souvent avec plusieurs familles simultanément, mais je devais trier les informations par famille. Depuis que j’ai acheté Dragon, je peux mener un entretien en totalité et dicter immédiatement la partie du rapport qui correspond. Grâce au logiciel Dragon, je crée plus de rapports en fournissant moins d’efforts. Ma secrétaire vérifie toujours mes rapports, mais Dragon lui a permis également de gagner du temps car elle n’a plus à effectuer de saisie. »

Jose A. Lugo :
“« Je suis thérapeute ; j’ai un problème au niveau du canal carpien car je passe des heures à rédiger des plans de traitement, des notes et des rapports destinés aux différents tribunaux du comté de Queens. Dragon m’a permis de faire mon travail pus facilement et de respecter mes engagements envers mon employeur. Dragon me permet de respecter mes engagements et d’être à jour dans mon travail. »

James Hanover :
« Je travaille pour une agence fédérale du Wisconsin. J’ai de nombreux travaux d’écriture à effectuer tous les jours. Sans Dragon NaturallySpeaking, je ne serais pas capable de traiter tous mes dossiers. Je souffre d’infirmité motrice cérébrale. Ce handicap m’empêche d’utiliser le clavier pour saisir des données. Je souffre également d’un problème grave d’élocution. Dragon me permet de compenser ces handicaps ; ce logiciel est devenu ma meilleure source de communication. J’ai été totalement fasciné par l’idée qu’un programme allait me donner de l’indépendance. Avant de connaître ce logiciel, je dépendais du personnel administratif pour créer des rapports. J’essayais de faire le maximum, mais j’étais arrivé à un stade où la saisie au clavier à deux doigts ne suffisait plus. J’ai vraiment aimé cette idée d’indépendance. À certains moments, j’ai voulu laisser tomber le logiciel [Dragon] ! Mais mes collègues m’ont incité à continuer. Et finalement, mes efforts ont été récompensés. Les mots qui apparaissaient à l’écran étaient exactement les mots que j’avais prononcés. C’était INCROYABLE ! Plus je réussissais, plus je devenais optimiste. Plus je devenais optimiste et plus je gagnais en confiance. Au début, les travaux d’écriture me rebutaient. Avec l’aide de Dragon Naturally Speaking, je les aborde maintenant comme des défis. »
 

Vidéos

Youth Villages
Youth Villages est une organisation non gouvernementale à but non lucratif. Elle aide les enfants présentant de graves problèmes comportementaux et affectifs, ainsi que leur famille, à vivre correctement. Les 1 600 conseillers et employés administratifs de Youth Villages aident chaque année plus de 11 000 enfants de 50 villes des États-Unis. Grâce à Dragon NaturallySpeaking Professional, les conseillers peuvent dicter leurs notes à l’aide d’un enregistreur numérique vocal lorsqu’ils sont en déplacement et les transcrivent ensuite automatiquement sur leur PC de bureau. Les commandes vocales accélèrent et simplifient les travaux d’écriture. Des études ont démontré que Dragon a réduit de 55 % le temps que passent les conseillers à créer des documents. Depuis la mise en place de Dragon, Youth Villages a également augmenté la fidélisation de ses conseillers et a amélioré leur satisfaction.

Livres blancs

Assistance technique
Pendant le programme d’été, un étudiant avait du mal avec l’écrit. Il s’empressait de mettre sur papier toutes ses pensées et il sautait les mots qu’il ne savait pas écrire... 
-Kathy Burris
Éducatrice et coordinatrice assistante en technologie
Landmark College
   France
Services sociaux

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