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Solutions papier, formulaires et PDF sécurisées et efficaces

Relever le défi du secteur public

Nuance propose des solutions flexibles et sophistiquées qui améliorent considérablement la façon dont le service public et les organisations publiques traitent, archivent et partagent le papier et les documents numériques. Leur facilité d’usage, leur grande compatibilité et fonctionnalité vous permettent d’améliorer grandement votre productivitétout en réduisant de façon significative les coûts. Nuance vous permet :

  • de numériser et organiser vos dossiers papier
  • d’éliminer le stockage de dossiers hors site
  • de sécuriser les documents gouvernementaux
  • d’intégrer vos documents dans les systèmes allant de la gestion de contrats et des demandes FOIA au traitement des aides et des bourses ainsi que la gestion des déclarations
  • de rédiger des passages délicats
  • de satisfaire aux normes de la section 508, loi américaine concernant l’accessibilité
  • de créer des fichiers PDF à partir de n’importe quel document
  • de convertir les fichiers PDF en documents Microsoft Word modifiables
  • d’éliminer la re-saisie des données

Qu’est-ce que les solutions de conversion et de numérisation de documents Nuance apportent au secteur public ?

  • Sécurité : augmentation de la sécurité des documents grâce au cryptage, au stockage sécuritaire, à l’authentification de l’utilisateur, la rédaction et la capacité de suivre de près l’accès et les modifications des documents.
  • Reprise après un sinistre : renforcez vos stratégies d’activités et de continuité en vous assurant que tous les documents sont numérisés et archivés hors site en cas de sinistre.
  • Productivité : les employés gouvernementaux peuvent accélérer les flux d’une simple pression sur le bouton de “copie” et saisir, convertir, acheminer, stocker et gérer leurs documents.
  • Lean and Green : réduisez votre impact environnemental en réduisant votre usage de papier – tout en réduisant vos coûts et en améliorant l’accessibilité à vos informations.

Rationalisation des traitements de documents clés pour le secteur public

Une plus grande confidentialité conformément aux normes :

  • La diffusion de document crypté-128 bits et protégée par mot de passe réduit la possibilité d’accès non autorisés aux données classifiées et aux dossiers.
  • L’envoi de documents électroniques par courriel plutôt par télécopie assure la livraison protégée par mot de passe et confidentielle à une boîte de réception privée autant qu’à une machine de télécopie publique.
  • Rédaction de passages sensibles depuis des documents numérisés avant la numérisation, le stockage ou l’envoi.

Un historique d’expertise complet :

  • Nuance entretient un journal des transactions de toute l’activité par courriel et envoie es copies des messages envoyés et des fichiers attachés au dossier des éléments envoyés de l’utilisateur.
  • La connexion sécurisée et les caractéristiques d’authentification limitent l’accès et la diffusion des données par les utilisateurs non autorisés.

Reprise après un sinistre :

  • Archivage et stockage de vos documents numérisés récemment sur un emplacement externe sécurisé pour la sauvegarde et la récupération suite à un sinistre.

 

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