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Dragon NaturallySpeaking pour le secteur de l’assurance

Augmenter la vitesse ainsi que l’efficacité de gestion des sinistres avec le logiciel de reconnaissance vocale

Simplification du traitement des réclamations

Toutes les sociétés d’assurance, quelle que soit leur taille, voient leurs coûts augmenter très rapidement à cause d'un manque d’efficacité quant au traitement des réclamations. En fait, les agents passent la moitié de leur journée de travail à saisir des rapports et des documentations. Ils ont par conséquent la plus grande difficulté à tenir leur quota de réclamations. La saisie manuelle des formulaires et des rapports est une tâche fastidieuse qui ralentit le temps de traitement des réclamations. La qualité et la rigueur des documents nécessaires sont compromises, le moral du personnel est en berne et les agences ont un taux de renouvellement d’effectif élevé. Il existe heureusement une meilleure méthode. Le logiciel de reconnaissance vocale Dragon NaturallySpeaking réduit considérablement le temps nécessaire au remplissage de ces documents. Il accélère le traitement des réclamations et permet aux agents de gagner quotidiennement plusieurs heures de travail. Avec Dragon, les agents peuvent dicter des documents dans la plupart des applications Windows : ce procédé est trois fois plus rapide que la saisie au clavier et offre une précision pouvant atteindre 99 %. Ils utilisent des commandes très simples pour contrôler le PC et les applications exclusivement par la voix. Ils peuvent même utiliser un enregistreur vocal numérique pour prendre des notes sur le site ; Dragon transcrit ensuite automatiquement les fichiers audio lorsqu’ils se connectent à leur PC. Les sociétés d’assurance peuvent également déployer Dragon sur le réseau de l’entreprise de manière à accélérer le traitement de la documentation, sans pour autant changer les applications et processus existants ou les systèmes informatiques déployés. Cette méthode éprouvée et efficace permet d’augmenter la productivité et la satisfaction des agents et, par conséquent, améliore le service client tout en diminuant le turnover.

Gain de temps et d’efficacité pour les agents chargés du traitement des réclamations

  • Réduit la durée nécessaire à la documentation de près de 50 % : les agents peuvent traiter un plus grand nombre de réclamations tous les jours.
  • Permet aux agents itinérants d’augmenter leur productivité : ils peuvent dicter leurs commentaires lorsqu’ils sont en déplacement à l’aide d’un enregistreur vocal numérique. Ces commentaires seront ensuite transcrits par écrit.
  • Améliore la qualité des rapports avec une prise des notes plus détaillées sur le terrain.
  • Accélère le traitement des réclamations, ce qui améliore le service client et augmente le taux de fidélisation.
  • Réduit le taux d’épuisement professionnel et le taux de renouvellement de l’effectif tout en accélérant le traitement des réclamations.
  • Améliore l’efficacité en simplifiant le système de traitement des réclamations.
  • Réduit voire élimine les besoins en services de transcription extrêmement coûteux.
  • Permet d’obtenir un retour sur investissement très rapide, en général en moins d’une année.

Détails

Réduit le temps nécessaire au traitement des documentations
Permet aux agents chargés des réclamations de
convertir des données vocales en données texte avec une précision pouvant atteindre 99 % dans presque toutes les applications Windows.
Dragon 11 permet aux agents de créer des documents à une vitesse trois fois plus élevée que la saisie au clavier.

Amélioration de la qualité des rapports L’étape fastidieuse de la saisie au clavier est supprimée et les rapports peuvent être réalisés à l’aide de la voix : cela incite les agents à donner des informations plus détaillées. Les agents peuvent également dicter des notes tant qu’ils ont à l’esprit tous les détails, ce qui donne des documentations plus détaillées et plus complètes.

Simplification du traitement des réclamations
Avec Dragon, la préparation des rapports et de la documentation concernant les réclamations est trois fois plus rapide qu’avec la saisie, ce qui réduit de plusieurs heures le travail nécessaire pour traiter un cas, sans parler du temps gagné grâce à l’automatisation de certaines tâches du processus. Résultat : les réclamations sont traitées plus rapidement, ce qui améliore le service client. Les agents peuvent également gérer un volume plus important de réclamations ; leurs rapports sont plus complets et de meilleure qualité.

Envoi et gestion des courriers électroniques
Comme la plupart des experts, les agents chargés du traitement des réclamations dans les sociétés d’assurance reçoivent de grandes quantités de courriers électroniques tous les jours. Dragon leur permet de composer, d’envoyer et de gérer des courriers électroniques exclusivement par la voix : leur productivité est nettement améliorée, ce qui leur permet de traiter un plus grand nombre de réclamations.

Amélioration de la productivité en déplacement
Permet aux agents chargés de traiter les réclamations de gagner en productivité lorsqu’ils sont en déplacement : ils peuvent dicter leurs notes sur le terrain à l’aide d’un enregistreur numérique portable ; Dragon 11 transcrit automatiquement les fichiers audio lorsqu’ils connectent l’enregistreur à leur PC. Grâce à Dragon, le temps passé dans les trajets ou à l’extérieur du bureau ne signifie plus de longues soirées au bureau à terminer le travail. Les agents peuvent utiliser le temps passé dans leur voiture et tous les autres moments qui étaient auparavant non productifs à dicter des notes, des rapports et d’autres documents, en toute sécurité et avec la plus grande précision.

Utilisation de Dragon pour le traitement des contentieux liés aux réclamations
Tout comme le personnel chargé du traitement des réclamations, les services du contentieux des principales sociétés d’assurance utilisent Dragon pour créer des documents destinés aux services juridiques. En effectuant des dictées à l’aide de Dragon au lieu de saisir le texte au clavier, les services du contentieux peuvent réduire, voire supprimer totalement la tâche de traitement de texte, ce qui réduit considérablement les coûts.
Réduction due la fatigue
En réduisant considérablement le temps nécessaire à la documentation des réclamations, les agents parviennent à mieux équilibrer le temps qu’ils consacrent au travail et le temps qu’ils réservent à leur vie personnelle. Les employés bénéficient d’outils qui leur permettent de gérer au quotidien un nombre de réclamations toujours plus important. En réduisant les tâches administratives fastidieuses et la fatigue, Dragon augmente la satisfaction du personnel et réduit le turnover.

Gestion des utilisateurs en réseau
Dragon 11 offre des outils administratifs qui permettent de gérer simutanément de nombreux utilisateurs. Les entreprises organisées sur plusieurs sites peuvent gérer de manière centralisée plusieurs installations, ainsi que des profils de voix et des vocabulaires personnalisés. Les options de sécurité et de configuration permettent aux administrateurs de contrôler l’utilisation de Dragon dans toute l’entreprise.

Témoignages

Inventaires de biens privés :
“Je dirige une petite entreprise et les temps qui courent sont difficiles pour les petites structures. Nous devons réduire tous les coûts possibles. Mon entreprise est assez particulière et utilise un logiciel personnalisé basé sur Microsoft Excel. Je fais des inventaires de maisons particulières et d’entreprises qui sont destinés aux assurances et à la gestion des biens. Avant Dragon, il fallait deux personnes pour effectuer ce travail. Une personne pour photographier les biens et les décrire et une autre pour faire la saisie de ces informations. J’ai lu des informations concernant Dragon et j’ai pensé que cela vaudrait la peine de l’essayer. Les résultats ont dépassé mes espérances. J’utilise un casque sans fil Plantronics que je branche sur mon PC portable. Sans aucune aide, je peux photographier les biens en dictant leur description : je peux laisser mon PC portable au centre de la pièce (parfois dans une autre pièce). Je gagne du temps et je réduis les coûts car je n’ai pas besoin d’embaucher une personne pour la saisie des descriptions. Merci pour ce merveilleux outil. Je suis client depuis 5 ans et je vais rester fidèle encore longtemps à ce logiciel. »
Jesse Vance :
« Je suis évaluateur de biens immobiliers. J’utilise la dernière version [de Dragon] avec un micro sans fil Bluetooth. Je suis impressionné par les améliorations, tant au niveau des précisions que de la vitesse. Lorsque j’ai de grandes quantités d’informations à stocker, le logiciel Dragon activé par la voix est bien plus efficace que l’ancienne méthode de transcription, lorsqu’il fallait appuyer sur une touche, puis sur une autre. Plus vous vous en servez, plus vous gagnez en précision et en vitesse. »
Transcriptrice à temps partiel :
« Je travaille à temps partiel pour une entreprise de transcription. Je suis chargé de transcrire et de saisir au clavier les informations que j’entends et qui sont envoyées par les sociétés d’assurance. Le logiciel Dragon a préservé ma santé, mes yeux et mes mains. Je reste assise à taper sur mon clavier pendant au moins six heures tous les jours. Si je n’avais pas le logiciel Dragon pour m’aider, je ne pourrais pas effectuer tout le travail qui m’est donné. La nouvelle version assimile les nouveautés à une vitesse exceptionnelle et ne commet que de très rares erreurs. Je ne survivrais pas sans cet outil. »

L. Buford :
« J’ai fait des recherches sur Internet et j’ai trouvé une entreprise qui recherchait des transcripteurs souhaitant travailler depuis leur domicile. J’ai postulé et j’ai commencé à travailler pour cette entreprise. La rémunération est directement liée à la quantité de mots que je traite. Plus je traite de mots, plus ma rémunération augmente. Je tapais des rapports d’investigation pour les sociétés d’assurance spécialisées dans les indemnisations des accidentés du travail. Je tape à plus de 100 mots par minute, mais le mouvement répétitif me causait des problèmes. J’ai entendu parler de Dragon NaturallySpeaking et j’ai voulu voir si cet outil pourrait m’être utile. J’ai commencé à l’utiliser et le programme s’est adapté à ma voix. J’ai pu alors me charger d’un plus grand nombre de tâches et j’ai augmenté considérablement mes revenus. Tout ce que j’ai à faire, c’est de m’asseoir confortablement, d’écouter la dictée et de répéter ce que j’entends ! Et c’est tout ! »

Vidéos

Assurance : Avant et après
Cette vidéo présente un responsable chargé des réclamations qui doit fournir de gros efforts pour tenir ses quotas de rapports de réclamations, jusqu’à ce qu’il découvre les avantages de Dragon NaturallySpeaking et améliore sa productivité.

Livres blancs

Efficacité et rapidité dans la gestion des réclamations grâce à la reconnaissance vocale
Le livre blanc explique comment les agences utilisent les solutions de reconnaissance vocale pour simplifier le traitement des réclamations. Le remplacement de la saisie manuelle par la reconnaissance vocale permet à chaque agent chargé de traiter les réclamations de gagner plusieurs heures de travail tous les jours. Les agents peuvent ainsi gérer un nombre plus important de réclamations avec une meilleure qualité. La création de rapports étant plus rapide, les réponses aux réclamations sont également plus rapides.

Assistance technique
La préparation des rapports avec Dragon est trois fois plus rapide que si vous utilisiez votre clavier. Cela permet à chaque gestionnaire de sinistres de gagner plusieurs heures par jour. 
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